newsreport November 2016

  • I. Eine stimmungsvolle Adventszeit und fröhliche Weihnachten

    Zeit für ein herzliches Dankeschön! Zeit für die besten Wünsche!

    Und plötzlich ist es schon wieder so weit - wundervolle Winterzeit! Das subreport-Team
    dankt Ihnen für die vertrauensvolle Zusammenarbeit und wünscht Ihnen und Ihrer Familie eine schöne Adventszeit, frohe Festtage und einen guten Start ins neue Jahr!

    Artikel-1-

  • II. Tagen. Treffen. Testen. – Bilanz des 5. Kölner Vergabetages

    Über 200 Teilnehmer versammelten sich am 13.09.2016 anlässlich des von subreport veranstalteten 5. Vergabetages im Radisson Blu Köln, um sich über aktuelle Tendenzen der Beschaffung auf nationaler und europäischer Ebene zu informieren. Über dem gesamten Vergabetag stand die große Frage: Sind die Ziele der Vergaberechtsreform, Vereinfachung und höhere Anwenderfreundlichkeit nämlich, erreicht? Erwartungsgemäß wurde dies je nach Perspektive und Provenienz des Betrachters sehr unterschiedlich beantwortet.


    artikel-2-1-Papierkram ist das Letzte

    Eröffnet wurde die Veranstaltung von Kölns Stadtdirektor Guido Kahlen, der zunächst die zahlreichen Auszeichnungen und Ehrungen von subreport hervorhob, um dann das Motto des Vergabetages spontan um eine vierte Begrifflichkeit zu erweitern: tagen, treffen, testen und – treiben. „Die Komplexität und ständige Veränderung des Vergaberechts erfordert den regelmäßigen Austausch, die Diskussion und das Ausprobieren und Testen von neuen Wegen. Hierzu sind Foren wie das des Kölner Vergabetages bestens geeignet.“ Und, so der Stadtdirektor: Papierkram sei das Letzte, der elektronischen Vergabe öffentlicher Aufträge hingegen gehöre die Zukunft.

    Moderiert von Jörn Fieseler vom Behörden Spiegel erlebten die Gäste anschließend einen Tag, der von intensivem Informations- und Erfahrungsaustausch zwischen allen Beteiligten geprägt und gerade deshalb sehr inspirierend war.

    Macken und Chancen

    Gab Andreas Rüger vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie zum Auftakt einen Überblick über das neue Vergaberecht, bewertete Dr. Wolfgang Malms von der Kommunal Agentur NRW anschließend eben diese Reform aus kommunaler Sicht. Sein Fazit: „Das Vergaberecht und seine Umsetzung haben noch ‚Macken‘. Das neue Recht bietet jedoch auch Chancen. Man muss nur bereit sein, sie zu nutzen.“

    Flexibilität und Gestaltungsmöglichkeiten: Das waren die Kriterien, unter denen Dr. Oliver Esch von der Kanzlei Osborne Clarke das neue Vergaberecht in seinem Beitrag analysierte. Und Frank Schmitz vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern war sich in seinem Vortrag sicher: „Im Interesse der Bieter ist das Projekt XVergabe auf dem Weg zu einer standardisierten technischen Basis der elektronischen Vergabe.“

    Theorie und Praxis

    Der Nachmittag des Vergabetages gehörte ganz dem Dialog, dem moderierten Gespräch: zunächst im Rahmen einer durch Praktiker aus Vergabestellen und Unternehmen ergänzten Podiumsdiskussion, dann ausgeweitet zu einem intensiven Gespräch zwischen Podium und Plenum, letztlich zwischen allen am Kölner Vergabetag Beteiligten. Themen gab es viele, einige von ihnen wie der anonyme Download von Vergabeunterlagen, die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder die Gewichtung von Bewertungskriterien von Angeboten standen ganz besonders im Fokus. Insbesondere der barrierefreie Zugang zu den Vergabeunterlagen wurde von den Teilnehmern sehr negativ bewertet. Eine wichtige Frage dieses Themenkomplexes wurde von subreport-Geschäftsführerin Edda Peters gestellt – die Frage nämlich, ob die gesamte Bieterkommunikation denn ebenfalls barrierefrei zur Verfügung gestellt werden müsse. Hier war sich das Podium einig: Nein, ein Zugriff auf die Bieterkommunikation erfolgt nur nach vorheriger Registrierung auf der Plattform.

    artikel-2-2-Interessant auch und insbesondere die Sicht der Praktiker. Bernhard Lowinski von der Hahne & Lückel GmbH in Schwerte beschrieb die Kluft zwischen Gesetzgebung und Vergabepraxis vor Ort beispielsweise durchaus skeptisch: „Die Gedanken, die man sich im Übergeordneten macht, kann man unten gar nicht durchhalten.“ Einig war man sich mit Loritta Meyer von der Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau in Kassel: „Die mancherorts bestehende Angst vor der eVergabe ist völlig unberechtigt, auch unter der Schwelle.“

    Das Fazit? subreport ist stolz, dass man auch dieses Jahr eine erfolgreiche Plattform für das oft viel zu kurz kommende Gespräch zwischen öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen bieten konnte. Diese Mittlerfunktion ist zweifelsohne eine der großen Stärken des Unternehmens – seit fast 100 Jahren. Und für den Moderator Jörn Fieseler steht fest: „Es bleibt viel Musik in diesem Thema, viel zu diskutieren sicherlich auch kommendes Jahr beim 6. Kölner Vergabetag.“

  • III. Gesetzentwurf zur eRechnung verabschiedet

    Die Rechnungsstellung an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung durch Unternehmen der Privatwirtschaft soll in Zukunft in elektronischer Form möglich sein. So zumindest ist es im eRechnungsgesetz des Bundes geplant, das am 13.07.2016 vom Bundeskabinett verabschiedet wurde.

    Hintergrund ist, dass die eRechnungsrichtlinie 2014/55/EU bis spätestens zum 27.11.2018 in deutsches Recht umzusetzen ist. Besagte EU-Richtlinie schreibt den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Mit dem Gesetz soll eine für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes verbindliche Rechtsgrundlage zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen geschaffen werden. Allerdings: Für die von der Richtlinie betroffenen Landes- bzw. Kommunalstellen bedarf es einer ergänzenden Gesetzgebung durch die Länder. Der Entwurf soll auch für Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten. Und: Öffentliche Auftraggeber sollen die Möglichkeit erhalten, Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungslegung zu verpflichten.

    Artikel-3-Zeitliche Planung

    Die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung finden sich zukünftig im eGovernment-Gesetz des Bundes wieder. Sie sollen ab dem 27.11.2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft treten. Für alle übrigen Behörden soll die Neuregelung ab dem 27.11.2019 gelten.

    Man schätzt, dass in der Bundesrepublik pro Jahr etwa 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht werden. Davon empfängt alleine die Bundesverwaltung jährlich bis zu acht Milliarden Rechnungen. Der Anteil elektronischer Rechnungen liegt aktuell im einstelligen Prozentbereich – es gibt also Handlungsbedarf.

  • IV. Fünf Fragen an…

    …Rechtsanwältin Monika Prell, Leiterin des Bereiches Bitkom Consult – Vergaberecht in Berlin.

    subreport: Frau Prell, 2016 war bisher zweifelsohne ein sehr spannendes Jahr für alle am Vergabegeschehen Beteiligten. Oft allerdings wird bei der Betrachtung und Bewertung der Reformen und Entwürfe die Perspektive der Bewerber und Bieter vernachlässigt. Unsere Fragen zielen daher bewusst in diese Richtung. Zunächst: Was ist Ihrer Einschätzung nach die größte Schwäche der Vergaberechtsreform aus Unternehmenssicht?

    Monika Prell: Die Verkürzung der Angebotsabgabefristen im offenen Verfahren von 52 auf 35 bzw. bei Angebotsabgabe mit E-Vergabe auf sogar 30 Kalendertage. Für die Bieter erschwert dies die Angebotsabgabe erheblich bzw. macht sie teilweise schlichtweg unmöglich, insbesondere bei im Unternehmen erforderlichen Abstimmungsprozessen zur ordnungsgemäßen Kalkulation. Wie die aktuelle Ausschreibungspraxis zeigt, nutzen die Vergabestellen leider die neuen Mindestfristen häufig (aus).

    subreport: Und was ist die größte Chance?

    Monika Prell: Die Chance zur Vereinheitlichung und Standardisierung mit der verpflichtenden E-Vergabe, damit verbunden auch die Einbindung sämtlicher Prozesse für die Angebotsabgabe. Voraussetzung ist eine auch den Bieter „führende“ Plattform. Dann kann das Risiko für Bieter wegen fehlender Unterlagen oder Formalien ausgeschlossen zu werden, erheblich minimiert werden. Ein großer Vorteil ist schon jetzt die frühzeitige Zurverfügungstellung sämtlicher Vergabeunterlagen beim nicht offenen und Verhandlungsverfahren. Die Unternehmen sehen mit Veröffentlichung der Bekanntmachung, was konkret gefordert wird und können frühzeitig entscheiden, ob sie überhaupt am Teilnahmewettbewerb teilnehmen wollen.

    subreport: Der Entwurf der Unterschwellenvergabeordnung wird im Moment intensiv diskutiert. Wo sehen Sie die kritischen Punkte?

    Monika Prell: Grundsätzlich finde ich die Anpassung im Unterschwellenbereich gut, vieles lehnt sich an die Vergabeverordnung (VgV) im Oberschwellenbereich an. Kritisch sehe ich, dass dann doch wieder viele Vorschriften „aufgeweicht“ und nicht 1:1 umgesetzt werden, so z. B. die verpflichtende E-Vergabe, die erst ab Januar 2021 im nationalen Bereich umgesetzt werden soll. Aber der Entwurf wird momentan noch diskutiert, vielleicht kommen noch einige Änderungen.

    subreport: Die elektronische Vergabe ist (endlich) in aller Munde. Haben Sie Empfehlungen für Unternehmen – und Vergabestellen – im Hinblick auf eine erfolgreiche Umsetzung?

    Monika Prell: Für Unternehmen: Da es keine einheitlichen Plattformen gibt – üben, üben, üben! Für Vergabestellen: Bieterfreundliche, leicht nutzbare und leicht zugängliche Plattformen, die die IT der Unternehmen nicht „zerschießen“, mit guter Unterstützung über eine gut erreichbare Hotline.

    subreport: Zu guter Letzt: Wagen Sie für uns eine Prognose, was 2017 vergaberechtlich auf uns zukommt?

    Monika Prell: Zunehmend E-Vergabe (die Deadline zum 18.10.2018 zur verpflichtenden E-Vergabe läuft), weiterhin kurze Angebotsfristen, viele nicht offene und Verhandlungsverfahren, die Klärung „offener“ Regelungen in Nachprüfungsverfahren und die Anpassung im nationalen Bereich. Aber auch hoffentlich wieder etwas mehr Ruhe – sowohl für die Unternehmen als auch für die Vergabestellen.


    Zur Person:Artikel-4-

    Monika Prell ist Rechtsanwältin und leitet seit 2010 den Bereich Bitkom Consult – Vergaberecht in Berlin. Zuvor war sie als Justitiarin im Konzern der EUROVIA GmbH und als Bereichsleiterin im Bereich „Öffentliche Aufträge und Vergaberecht“ für den Bitkom – Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. in Berlin tätig. Mit der Fortbildung der Deutschen Anwalt Akademie zum Fachanwalt IT-Recht (Berlin) ist sie seit Juli 2012 im IT-Recht und seit 2016 zum Fachanwalt Vergaberecht zertifiziert. Monika Prell begleitet, unterstützt und schult seit vielen Jahren Unternehmen der ITK – Branche bei öffentlichen Vergabeverfahren. Monika Prell ist Mitautorin in diversen Kommentaren und veröffentlicht fortlaufend Artikel zur aktuellen Rechtsprechung im Vergaberecht.

  • V. Wird XVergabe endlich praktikabel?

    Schon viele Jahre – seit 2007 – arbeiten das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern und einige Anbieter von eVergabe-Lösungen daran, elektronische Vergabe insbesondere für Bewerber und Bieter attraktiv(er) zu machen. XVergabe soll die Voraussetzungen zur Erstellung eines einheitlichen Bieterzugangs in die verschiedenen Vergabeplattformen der öffentlichen Hand schaffen und auf diesem Weg höhere Bieterakzeptanz und höhere Beteiligung am digitalen Vergabeprozess erreichen. Ziel ist darüber hinaus, Vergabeunterlagen und Formulare EDV-gestützt zu vereinheitlichen.

    Einer für alleArtikel-5-

    So anspruchsvoll diese Aufgabe auch sein mag, so sehr drängte sich in den letzten Wochen und Monaten der Eindruck auf, das Projekt habe sich festgefahren, käme – wenn überhaupt – nur noch sehr mühsam und langsam voran.

    Nun scheint Bewegung in die Angelegenheit gekommen zu sein. In einem XVergabe-Arbeitstreffen am 14.09.2016 in Düsseldorf wurde diskutiert, ob für die Registrierung von Bewerbern und Bietern ein Basisdatensatz erarbeitet werden soll. Ziel wäre dann tatsächlich, endlich, hoffentlich, ein Single-Sign-On über alle XVergabe-konformen Plattformen zu ermöglichen.

    Nach subreport-Einschätzung würde genau dies den Durchbruch für die XVergabe bedeuten – ein wirklich handfester, greifbarer Nutzen für alle Lieferanten der öffentlichen Hand.

  • VI. Ablösung der EU-Datenschutzrichtlinie durch EU-Datenschutzgrundverordnung

    Nach Abschluss der fast vierjährigen Verhandlungen ist am 25.05.2016 die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft getreten, die nach einer zweijährigen Übergangszeit am 25.05.2018 wirksam werden wird. Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung löst die bisher geltende EU-Datenschutzrichtlinie ab. Als EU-Verordnung sind die neuen Regelungen für alle EU-Mitgliedsstaaten verbindlich; in Deutschland wird die EU-DSGVO voraussichtlich das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ablösen.

    Für UArtikel-6-nternehmen und Organisationen empfiehlt sich, die Änderungen und Neuerungen bereits während der Übergangsphase zu implementieren. Denn: Bei Verstößen drohen Unternehmen massive Konsequenzen in Form von hohen Bußgeldern und Schadenersatzansprüchen.

    Durch die neue Verordnung soll das Datenschutzniveau innerhalb der EU einheitlicher gestaltet und die Rechte von natürlichen Personen stärker geschützt werden. Betroffen sind davon nicht nur Unternehmen mit Sitz innerhalb der EU, sondern auch solche, deren Tätigkeit einen EU-Bezug hat und deren Leistungen von EU-Bürgern genutzt werden.

    Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen und Organisationen gemäß der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung in höherem Maß Auskunft über gespeicherte Daten erteilen müssen. Es empfiehlt sich daher, sich bei Angeboten zukünftig möglichst auf die notwendigsten Daten zu beschränken. Durch die Verordnung sollen Unternehmen zukünftig verpflichtet werden, entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, Datenschutzverstöße zu melden und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragte zu benennen. Alle Änderungen und weitere Informationen zur EU-Datenschutzgrundverordnung finden Sie hier: https://www.bvdnet.de/eu-dsgvo.html.

  • VII. Der Berg kreißte…

    …und gebar eine Maus. Das wird manch kritischer Geist wohl nach der Prüfung des Diskussionsentwurfes der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO-E) in Anlehnung an Horaz denken. In der Tat: Auch, wenn man dem Text zugutehält, dass er sich als erster Aufschlag noch im Findungs- und Klärungsprozess befindet, sind seine Unschärfe und Unbestimmtheit in manchen Passagen doch bemerkenswert. „Diskussionsentwurf“ – das Wort hat Appellcharakter. Wir folgen dem Aufruf und stellen nachfolgend einige erste Fragen.

    Artikel-7-1. Das BMWi definiert im UVgO-E lange Umsetzungsfristen. Als Begründung ist immer wieder zu hören, dass die Bundesländer gegen kürzere Termine protestieren.

    Wir fragen: Die erste elektronische Vergabe wurde bereits 2001 mit subreport ELViS erfolgreich durchgeführt – und dies europaweit. Seitdem wurden über 43.000 eVergabeverfahren auf der Plattform durchgeführt. Heute, 15 Jahre später, sollen weitere Jahre ins Land gehen, bis eVergabe auf nationaler Ebene verpflichtend wird?

    2. An vielen Stellen entsteht der Eindruck, dass der Entwurf nach seinem eigenen Selbstverständnis weniger Leitfaden und verbindliche Handlungsempfehlung als vielmehr eine Sammlung von – manchmal schwer nachvollziehbaren – Optionen ist.

    Wir fragen: Warum so viel „kann“ und „darf“, warum nicht mehr Verbindlichkeit?

    3. Es gibt Vergabestellen, die grundsätzlich kein Verhandlungsverfahren durchführen, da sie es für korruptionsanfällig halten. Die Stadt Neuss zählt beispielsweise dazu.

    Wir fragen: Warum sieht der UVgO-E jetzt auch national die Möglichkeit von Verhandlungsverfahren vor?

    4. § 13 (4) legt fest: „Die nach Absatz 1 gesetzten Fristen [für den Eingang der Teilnahmeanträge bzw. Angebote, Ergänzung durch subreport] sind, soweit erforderlich, angemessen zu verlängern, wenn 1. zusätzliche wesentliche Informationen vom Auftraggeber vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden oder 2. der Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt.“

    Wir fragen: Wie wird mit denjenigen Bewerbern verfahren, die jetzt – also nach erfolgter Änderung bzw. Ergänzung der Vergabeunterlagen – ein Angebot abgeben würden, von den geänderten Unterlagen aber nichts wissen?

    5. In § 22 (1) wird festgelegt, dass ein Auftraggeber die Zahl der Lose auf eine Höchstzahl beschränken kann, für die ein einzelner Bieter den Zuschlag erhalten darf.

    Wir fragen: Wozu dient und wem nutzt diese Regelung, die im Übrigen in den kommenden Absätzen relativiert bzw. aufgehoben wird?

    6. § 24 handelt von der Nachweisführung durch Gütezeichen.

    Wir fragen: Wenn § 24 festlegt, dass der Auftraggeber zwar bestimmte Gütezeichen definieren kann, gleichzeitig aber in (4) verpflichtet wird, auch andere Gütezeichen zu akzeptieren, die gleichwertige Anforderungen an die Leistung stellen, ist der gesamte Paragraf dann im Grunde nicht obsolet?

    7. § 29 handelt von der Bereitstellung der Vergabeunterlagen und von den

    Voraussetzungen, unter denen die Unterlagen auf anderem als dem elektronischen Weg zur Verfügung gestellt werden können.

    Wir fragen: Da uns die genannten Voraussetzungen nicht wirklich einleuchten – wie begründet das BMWi diesen Paragrafen bzw. die genannten Ausnahmetatbestände?

    8. § 38 (4) legt fest, dass bei einem Auftragswert unter 25.000 Euro oder bei beschränkten Verfahren oder Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerbe nach wie vor keine elektronisch eingereichten Angebote akzeptiert werden müssen.

    Wir fragen: Warum nicht? Warum werden nach 15 Jahren elektronischer Vergabe immer noch Regelungen getroffen, die Ausnahmen vom elektronischen Weg zulassen?

    9. § 47 (2) lautet: „Darüber hinaus ist die Änderung eines öffentlichen Auftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zulässig, wenn sich der Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändert und der Wert der Änderung nicht mehr als 20 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes beträgt. Bei mehreren aufeinander folgenden Änderungen ist der Gesamtwert der Änderungen maßgeblich.“

    Wir fragen: Warum finden sich in dem Entwurf nach wie vor Passagen, die Unternehmen die Möglichkeit eröffnen, durch Nachträge das ursprüngliche Auftragsvolumen um bis zu 20 Prozent zu erhöhen? Im Sinne des Steuerzahlers kann das eigentlich nicht sein.

    Wir sind gespannt, wie sich die Diskussion weiter entwickeln wird!

  • VIII. Nutzung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE)

    Die Nutzung der seit dem 18. April 2016 in § 50 VgV vorgesehenen Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) führt in der Praxis noch zu zahlreichen Unsicherheiten – auf Auftraggeber- wie auf Bieter- bzw. Bewerberseite. Oftmals wird die EEE per se als zu kompliziert in der Handhabung, zu umfangreich oder überflüssig abgelehnt. Vielfach herrscht auch die Auffassung vor, es müsse stets die vollständige Fassung gemäß Standardformular auftraggeberseits vorgegeben und dann von Bietern/Bewerbern zwingend verwendet werden.

    Dies ist nicht der Fall. Generell gilt, dass der Bieter/Bewerber mit seinem Angebot oder Teilnahmeantrag das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und seine Eignung nachweisen muss (siehe §§ 122, 123, 124 GWB, §§ 42 Abs. 1, 44 ff. VgV). Maßgebend sind hier was die Eignung betrifft - wie bislang auch - die Anforderungen und Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers. Dieser entscheidet unter Beachtung der geltenden Bestimmungen, welche Anforderungen er etwa an die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit stellt und welche Nachweise er hierfür fordert. Seine Vorgaben veröffentlicht der Auftraggeber dabei in der Bekanntmachung, dort – ebenfalls wie bislang – an der entsprechenden Stelle unter Ziff. III.2). Schon bisher galt zudem der Grundsatz vom Vorrang des Abforderns von Eigenerklärungen.

    Die EEE ermöglicht es Bietern und Bewerbern nunmehr mittels einer einzigen, zusammengefassten Eigenerklärung – statt bislang oftmals vieler Einzeldokumente, zudem in von Auftraggeber zu Auftraggeber bisweilen unterschiedlicher Gestaltung – das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und die eigene Eignung vorläufig nachzuweisen. Gleiches gilt auch für die Eignung von Unterauftragnehmern. Vorläufig bedeutet dabei, dass der Auftraggeber zunächst auf Grundlage der vom Bieter/Bewerber ausgefüllten EEE im Vergabeverfahren bis auf weiteres von der Eignung ausgeht. Vor Zuschlagserteilung fordert der Auftraggeber dann den Bieter, der nach Durchführung der Wirtschaftlichkeitswertung zum Zuschlag vorgesehen ist, auf, die in der EEE benannten Eignungsnachweise entsprechend der Vorgabe in der Bekanntmachung beizubringen bzw. der Auftraggeber ruft diese soweit möglich elektronisch ab (sog. „winner-only principle“). Hierfür setzt der Auftraggeber eine angemessene Frist.

    Wie funktioniert nun das Erstellen (Auftraggeberseite) und insbesondere das Ausfüllen (Bieter-/Bewerberseite) der EEE?

    Zentral ist der von der EU bereitgestellte „Dienst zum Ausfüllen und Wiederverwenden der EEE“. Zu erreichen ist dieser über den folgenden Link: https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de.

    Öffentliche Auftraggeber wählen dort zunächst ihre Funktion als Auftraggeber und erstellen dann - entsprechend den in der Bekanntmachung vorgesehenen Vorgaben/Angaben – eine auf ihre Bedürfnisse und die Anforderungen des konkreten Vergabeverfahrens angepasste eigene EEE im Dateiformat einer .xml-Datei (EEE). Das Erstellen erfolgt in mehreren aufeinanderfolgenden Schritten.

    Diese eigene EEE (.xml-Datei) stellt der Auftraggeber den Bietern/Bewerbern dann zusammen mit den übrigen Vergabeunterlagen als Datei zum Download zur Verfügung. Der Bieter speichert diese (lokal) zur weiteren Verwendung ab (siehe sogleich; Beachte: ein schlichtes „Öffnen“ der Datei lässt nicht lesbaren bzw. nicht verwendbaren Inhalt erscheinen).

    Zum Bearbeiten/Ausfüllen der EEE ruft der Bieter/Bewerber seinerseits den Dienst über den o. g. Link auf und wählt dort seine Funktion (Wirtschaftsteilnehmer). Anschließend wählt er „Eine EEE importieren“, wählt über die sich dann öffnende Browser-Funktion die von ihm abgespeicherte EEE (.xml-Datei) aus, gibt bei der sich anschließenden Abfrage sein Land (EU-Mitgliedstaat) an und wird anschließend durch den Ausfüllprozess geleitet. Sichtbar und auszufüllen ist dann auch nicht das vollständige EU-Standardformular der EEE mit sämtlichen (möglichen und vom Auftraggeber wählbaren) Inhalten, sondern es erscheinen nur diejenigen Teile, die der Auftraggeber zuvor als Bestandteil „seiner“ EEE ausgewählt und vorgesehen hat, sprich bzgl. derer er auch Angeben verlangt.

    Die EEE besteht dabei aus verschiedenen Teilen (jeweils mit Unterabschnitten), die nach den Vorgaben des Auftraggebers auszufüllen sind:

    Teil I: Angaben zum Vergabeverfahren und zum öffentlichen Auftraggeber oder Sektorenauftraggeber

    Teil II: Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer (mit Unterabschnitten: A: Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer – Beachte: dort finden sich auch Angaben zur gemeinschaftlichen Beteiligung, etwa als Bietergemeinschaft; B: Angaben zu Vertretern der Wirtschaftsteilnehmer; C: Angaben zur Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen; D: Angaben zu Unterauftragnehmern, deren Kapazitäten der Wirtschaftsteilnehmer nicht in Anspruch nimmt)

    Teil III: Ausschlussgründe

    Teil IV: Eignungskriterien

    Teil V: Verringerung der Zahl geeigneter Bewerber

    Teil VI: Abschlusserklärungen.

    Auftraggeber wie Bieter sollten sich mit der Verfahrensweise vertraut machen.

    Ein Muster einer vorbereiteten EEE zum Ausfüllen aus Bieter-/Bewerbersicht ist diesem Beitrag als xml-Datei muster_EEE zum Download beigefügt.

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    Zur Person:

    Dr. Oliver Esch ist als Rechtsanwalt bei der internationalen Sozietät Osborne Clarke in Köln tätig. Er berät Unternehmen, Organisationen und Körperschaften im öffentlichen Wirtschafts- und Vergaberecht und verfügt u. a. über umfangreiche Erfahrung bei der rechtlichen Begleitung EU-weiter Vergabeverfahren auf Bieter- und Auftraggeberseite. Er ist u.a. Mitglied im Forum Vergabe und Dozent an der Technischen Hochschule Köln im Bereich Vergaberecht.

  • IX. subreport ELViS auf Java Web Start Technologie umgestellt

    Das eVergabe1116_article-img-9-System subreport ELViS ist erfolgreich auf die Plugin-freie Java Web Start Technologie umgestellt worden. Damit ist es Nutzern auch in Zukunft möglich, bei der Abgabe von Angeboten die elektronische Signatur zu nutzen, die bisher über das alte Java Applet funktionierte. Das Software-Unternehmen Oracle, dem die Marke Java seit 2010 gehört, hatte zu Anfang dieses Jahres angekündigt, das Java Browser-Plugin ab der Version 9 nicht mehr zu unterstützen. Das machte eine Anpassung Java-basierter Anwendungen wie subreport ELViS notwendig, um sowohl für die Auftraggeber als auch für die bietenden Firmen eine zuverlässige und störungsfreie Nutzung zu gewährleisten.


    Weitere neue Funktionen in subreport ELViS

    Im Zuge der Umstellung auf Java Web Start wurde subreport ELViS um neue Funktionen erweitert, die das elektronische Vergabesystem in der Praxis noch flexibler und effizienter machen, wie zum Beispiel:

    • TED-Bekanntmachungen mit mehr als 50 Losen und auf Englisch
    • Validierung der TED-Formulare optimiert
    • Innovationspartnerschaft
    • Vergabeakte auch für noch nicht freigeschaltete Verfahren
    • Beitrittsverfahren und Verhandlungsphase auch ohne Signatur
    • Meldung bei beschränkten und nicht offenen Verfahren, wenn noch keine Lieferanten ausgesucht
    • Aufforderung aller ausgewählten Unternehmen in der Lieferantensuche mit einem Klick
    • Dokumentation der E-Mail-Rückläufer in der Vergabeakte
    • Nutzung der Lieferantensuche auch ohne konkrete Ausschreibung

    Damit ist subreport ELViS auch für zukünftige Herausforderungen sowohl technisch als auch funktional bestens aufgestellt!

  • X. Workshop-Reihe zu Neuerungen in subreport ELViS

    subreport-Experten geben Praxis-Tipps vor Ort

    Die am 18.04.2016 in Kraft getretene Vergaberechtsreform stellt sowohl Bewerber und Bieter als auch Auftraggeber vor Herausforderungen. Dass alle Neuerungen rechtskonform und fristgerecht umgesetzt werden können, gerade wenn bei europaweiten Ausschreibungen die Durchführung elektronisch erfolgen muss, machte auch Anpassungen der eVergabe-Systeme notwendig – so auch bei subreport ELViS.

    Wir schreiben Kundenservice groß! Deshalb haben wir zwischen dem 4. und dem 11. Juli 2016 eine Roadshow mit zehn Praxis-Workshops in fünf deutschen Städten durchgeführt.

    Thema: Die UmsetzuArtikel-10.ng der neuen Vergaberichtlinien in subreport ELViS. Bei den Veranstaltungen in Köln, Gotha, Mainz, Heilbronn und Lüneburg hatten Vertreter aus Unternehmen und ausschreibenden Stellen Gelegenheit, durch subreport-Experten vor Ort anhand von Praxis-Beispiele eine Übersicht über die wichtigsten Neuerungen in subreport ELViS zu bekommen – ganz im Sinne von „Learning by Doing!“

    Die workflowgesteuerte Veröffentlichung der EU-Formulare auf TED/SIMAP, das Abbilden des Vorinformationsverfahrens, die sichere und gesetzeskonforme Veröffentlichung von Vergabeunterlagen – diese und viele weitere Themen konnten in Workshop-Gruppen mit überschaubaren Teilnehmerzahlen aufgegriffen und diskutiert werden. Dieser vergleichsweise kleine Rahmen ermöglichte es, dass zwischen den Teilnehmer auf beiden Seiten ein intensiver Dialog entstand und insbesondere auch die Angst vor dem Thema eVergabe, die bei vielen Vergabestellen und Bietern noch immer besteht, abgebaut werden konnte.

    Fazit: Ein voller Erfolg und sicherlich wiederholenswert! Denn: Der eher familiäre Rahmen gab den Teilnehmer viel Raum, um Fragen zu stellen und Herausforderungen mit ELViS zu klären – auch über das Thema Vergaberechtsreform hinaus. „Die Teilnehmer waren durchweg zufrieden und fühlten sich gut aufgehoben“, bilanziert subreport-Experte Thore Adler, vor allem die Praxisnähe sei gut angekommen. Grund genug, über die Fortsetzung dieses Veranstaltungsformats nachzudenken …

  • XI. eVergabe mit subreport ELViS – Das sagen unsere Kunden

    Kompetenter und schneller Service, große Anwenderfreundlichkeit, einfache Durchführung – das ist der Grundtenor beim Feedback, das wir von unseren ELViS-Kunden erhalten. Deshalb entscheiden sich Auftraggeber aus ganz Deutschland für subreport ELViS.

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    So etwa die Westpfalz-Klinikum GmbH oder die Stadt Viechtach, die ELViS als elektronisches Vergabesystem nutzen. Der Leiter des Referats Einkauf bei der Westpfalz-Klinikum GmbH, Harald Bender, hebt besonders den sehr guten Support durch unseren Kundenservice und die „vorbildliche und sehr schnelle Berücksichtigung von Anliegen der User“ hervor. Auch in Viechtach hat die „stets freundliche und kompetente Unterstützung“ durch unseren Kundenservice überzeugt.


    Die Stadt Hlogo-haan-aan hat sich frühzeitig für den Einstieg in die eVergabe entschieden, um die Einhaltung der Fristen der neuen EU-Richtlinien zu gewährleisten. Die Entscheidung fiel auf subreport ELViS. Neben dem professionellen Kundenservice überzeugte laut Amtsleiter Torsten Rekindt vor allem die benutzerfreundliche Bedienung und die hohe Flexibilität, die ELViS in der Vergabepraxis bietet. Der Einsatz habe in Haan zu erheblichen Vereinfachungen insbesondere bei der Bereitstellung der Verdingungsunterlagen und der Bieterkommunikation geführt, so dass im zurückliegenden Jahr etwa 20 Vergabeverfahren erfolgreich mit ELViS durchgeführt werden konnten.


    logo-swn-Die Stadtwerke Neuwied GmbH nutzen subreport ELViS bereits seit drei Jahren -  mit besten Erfahrungen in der Praxis. Alle Anforderungen an die eVergabe konnten mit ELViS erfolgreich umgesetzt werden, das System biete für die unterschiedlichen eVergabelösungen das beste Portfolio, so die Auffassung der Stadtwerke.

    Wir danken allen unseren Kunden für das positive Feedback, das uns motiviert, subreport ELViS weiterzuentwickeln und sowohl für die Auftraggeber als auch die Bewerber/Bieter weiter zu optimieren. Wir freuen uns über die großartige Zusammenarbeit.